Koreksi Nama di Sertifikat TOEFL: Langkah Mudah

Koreksi nama sertifikat TOEFL adalah proses perbaikan data identitas pada score report/sertifikat untuk peserta tes yang namanya tidak sama dengan KTP atau paspor. Tujuannya memastikan sertifikat diterima kampus, beasiswa, atau rekrutmen. Pengajuan biasanya dilakukan ke penyelenggara tes atau TOEFL Services dengan bukti identitas resmi.

Kenapa Nama di Sertifikat TOEFL Bisa Salah?

Kasus salah eja nama atau format nama tidak konsisten biasanya terjadi karena input data saat pendaftaran tidak 100% mengikuti identitas resmi. Berikut penyebab yang paling sering kami temui pada peserta tes:

• Typo saat input form (huruf tertukar, dobel spasi, urutan nama terbalik).
• Nama pendaftaran tidak sama persis dengan ID (misalnya pakai nama panggilan, menyingkat, atau menghilangkan middle name).
• Perbedaan format dokumen: KTP memakai satu format, paspor memakai format lain (misalnya ada/tiada nama tengah).
• Perubahan nama legal (setelah menikah, pembetulan akta, atau pembaruan paspor) tetapi akun/pendaftaran belum diperbarui.
• Karakter khusus/aksen yang “disederhanakan” sistem (misalnya tanda aksen diabaikan).
• Kesalahan administrasi saat pencetakan sertifikat fisik oleh pihak penyelenggara.

Catatan penting: pihak penerima (kampus/instansi) biasanya menilai ketat kecocokan nama dengan dokumen identitas. Jadi, walau “cuma beda satu huruf”, tetap lebih aman melakukan koreksi.

Cek Dulu: Sertifikat TOEFL Anda Jenis yang Mana?

Alur koreksi sangat bergantung pada jenis TOEFL dan siapa penerbit score report. Untuk TOEFL yang diselenggarakan secara institusional, sering kali skor/score report dikelola oleh institusi penyelenggara. Sementara untuk TOEFL iBT, rujukannya adalah akun ETS dan TOEFL Services.

Kalau Anda mengikuti TOEFL ITP resmi di Bahasa Inggris Center (BIC) (LKP English Versity, NPSN: K9998665) di Kampung Inggris Pare, Kediri, rute tercepat biasanya dimulai dari admin penyelenggara. Anda bisa cek jalur pendaftaran program di panduan cara daftar program dan tes di BIC agar data yang diinput bisa ditelusuri dengan rapi.

Dokumen untuk Koreksi Nama Sertifikat TOEFL

Agar proses koreksi tidak bolak-balik, siapkan paket dokumen berikut (minimal):

• Identitas utama: paspor (paling aman untuk kebutuhan internasional) atau KTP sesuai kebutuhan penggunaan sertifikat.
• Bukti mengikuti tes: email konfirmasi, kartu peserta, bukti registrasi, atau invoice pembayaran.
• Bukti kesalahan: foto/scan sertifikat/score report yang memuat nama salah (beri highlight pada bagian yang keliru).
• Data yang benar: tuliskan format nama yang diminta (mis. LAST NAME / FIRST NAME / MIDDLE NAME) sesuai identitas.
• Jika perubahan nama legal: lampirkan dokumen pendukung (mis. akta/pernyataan resmi, dokumen nikah, atau paspor baru yang menegaskan perubahan).

Checklist format nama (biar tidak ditolak)

• Gunakan ejaan persis seperti di paspor/ID (termasuk urutan dan spasi).
• Jika ID Anda memuat middle name, pertimbangkan untuk menuliskannya juga agar konsisten.
• Hindari menambahkan gelar (S.T., S.Pd., Dr.) kecuali format sertifikat memang mengizinkan.
• Simpan 1 versi nama “final” untuk semua dokumen pendaftaran (kampus, beasiswa, kerja) agar tidak bercabang.

Alur Pengajuan Koreksi Nama di Sertifikat TOEFL (Step-by-Step)

1) Tentukan jalur koreksi: penyelenggara tes atau ETS

Aturan praktisnya begini:

• TOEFL ITP: mulai dari institusi penyelenggara/test center tempat Anda tes.
• TOEFL iBT / Essentials: rujuk ke TOEFL Services (ETS).

Untuk TOEFL iBT, ETS menegaskan pentingnya kesesuaian nama pendaftaran dengan ID dan menyarankan menghubungi TOEFL Services jika ada ketidaksesuaian atau perubahan nama. Anda bisa rujuk langsung ke halaman resmi ETS: ETS ID Requirements untuk TOEFL iBT.

2) Kirim permohonan koreksi secara tertulis (email/format tiket)

Gunakan pola komunikasi yang jelas dan “siap diproses”. Contoh struktur pesan:

• Subjek: Permohonan Koreksi Nama Sertifikat TOEFL – [Nama Salah] → [Nama Benar]
• Identitas: nama terdaftar, tanggal tes, sesi/jadwal, nomor peserta/ETS ID (jika ada), email pendaftaran.
• Masalah: jelaskan salahnya di mana (1 kalimat).
• Permintaan: mohon diterbitkan ulang/diralat sesuai prosedur.
• Lampiran: scan ID + sertifikat + bukti registrasi.

3) Ikuti verifikasi identitas

Penyelenggara atau ETS umumnya hanya memproses koreksi jika data Anda bisa diverifikasi sebagai peserta sah. Pastikan dokumen terbaca jelas (tidak blur) dan email yang digunakan sama dengan email saat registrasi.

4) Konfirmasi hasil: revisi data, re-issue, atau surat keterangan

Output yang mungkin Anda terima (tergantung kebijakan penerbit sertifikat):

• Re-issue score report/sertifikat dengan nama yang benar.
• Surat keterangan koreksi (jika re-issue tidak memungkinkan), yang menyatakan bahwa nama A dan nama B merujuk pada orang yang sama.
• Penolakan koreksi pada kasus tertentu (mis. perubahan identitas yang tidak didukung dokumen legal). Jika ini terjadi, tanyakan opsi “surat keterangan” sebagai jalan tengah.

5) Simpan bukti koreksi untuk kebutuhan kampus/instansi

Begitu koreksi disetujui, simpan semua email/tiket, file sertifikat baru, dan catatan tanggal koreksi. Ini berguna jika HRD atau kampus meminta klarifikasi.

Rujukan Resmi yang Sebaiknya Anda Pegang

Untuk memperkuat permohonan koreksi, rujukan resmi membantu Anda “berbicara dengan standar yang sama” seperti pihak penerbit skor:

• Kontak resmi TOEFL (ETS) untuk test takers (untuk kasus TOEFL iBT/Essentials yang butuh bantuan langsung).
• TOEFL ITP Test Taker Handbook (PDF) dari ETS (sebagai rujukan kebijakan umum TOEFL ITP dan peran institusi penyelenggara).

Tips Pencegahan: Biar Tidak Kejadian Lagi

Bagian ini sering menyelamatkan peserta sebelum masalah muncul. Terapkan checklist berikut sebelum klik “submit” pada pendaftaran tes:

Checklist 60 detik sebelum daftar TOEFL

• Samakan nama pendaftaran dengan paspor/ID (huruf demi huruf, urutan, spasi).
• Gunakan 1 dokumen utama (idealnya paspor) untuk semua kebutuhan akademik/karier lintas negara.
• Jangan pakai nama panggilan atau versi “lebih keren” untuk pendaftaran.
• Pastikan email aktif karena semua jejak administrasi akan kembali ke email itu.
• Jika ragu, konsultasi sebelum daftar (lebih murah daripada memperbaiki belakangan).

Pada TOEFL iBT, ETS secara eksplisit menekankan bahwa ketidaksesuaian nama dan tanggal lahir dengan ID bisa berdampak serius pada kelayakan mengikuti tes. Karena itu, langkah “cek ulang” adalah pencegahan paling efektif. Rujuk kembali: ETS ID Requirements.

Jika Anda Tes TOEFL ITP di BIC: Jalur Koreksi Praktis

Jika sertifikat TOEFL ITP Anda diterbitkan melalui penyelenggara tes tempat Anda mengikuti ujian, biasanya proses paling cepat adalah melalui kanal resmi penyelenggara tersebut. Untuk peserta TOEFL ITP® di Bahasa Inggris Center (BIC) di Kampung Inggris Pare, Kediri, Anda bisa mulai dari:

• Mengecek jadwal tes yang Anda ambil pada Jadwal TOEFL ITP Resmi 2026 di BIC (untuk memastikan tanggal/sesi yang tercatat).
• Menghubungi admin melalui halaman Kontak resmi BIC dan mengirimkan paket dokumen koreksi (ID + bukti tes + foto sertifikat).

Kalau Anda belum tes dan ingin menghindari risiko salah input identitas, pertimbangkan program persiapan yang membantu Anda memahami standar administrasi tes plus strategi mengerjakan soal, misalnya Kursus Intensif TOEFL ITP Online 24 Jam di BIC.

FAQ – Koreksi Nama Sertifikat TOEFL

• Q: Apakah beda satu huruf pada nama TOEFL harus dikoreksi?
  A: Sangat disarankan. Banyak kampus/instansi memverifikasi kecocokan identitas secara ketat. Koreksi membuat dokumen Anda aman saat dipakai untuk beasiswa, rekrutmen, atau administrasi kampus.
• Q: Saya ikut TOEFL ITP. Ajukan koreksi ke ETS atau ke tempat tes?
  A: Umumnya mulai dari penyelenggara/test center tempat Anda tes karena score report TOEFL ITP sering dikelola institusi penyelenggara. Pegang rujukan umumnya di TOEFL ITP Test Taker Handbook (ETS), lalu ikuti prosedur lokal dari penyelenggara Anda.
• Q: Kalau TOEFL iBT, apa yang harus saya lakukan saat nama di akun tidak sama dengan paspor?
  A: ETS menyarankan menghubungi TOEFL Services bila ada ketidaksesuaian atau perubahan nama. Mulai dari rujukan resmi ETS ID Requirements lalu gunakan kanal bantuan di halaman kontak TOEFL ETS.
• Q: Dokumen apa yang paling penting untuk koreksi nama?
  A: ID resmi (paspor/KTP) + bukti ikut tes (konfirmasi registrasi/invoice) + scan sertifikat yang salah. Jika perubahan nama legal, sertakan dokumen pendukung (misalnya dokumen resmi perubahan nama).
• Q: Bagaimana kalau saya tes TOEFL ITP di BIC dan butuh koreksi?
  A: Siapkan ID + bukti tes + foto sertifikat, lalu hubungi admin melalui Kontak resmi BIC. Untuk tes berikutnya, cek slot terbaru di jadwal TOEFL ITP BIC agar pendaftaran dan identitas Anda tercatat rapi sejak awal.